Zásady ochrany soukromí

1. K čemu je tento dokument?

Tento dokument (dále také jen „Zásady“) obsahuje informace o ochraně Vašeho soukromí a bezpečnosti při návštěvě webových stránek prg.ai, při registraci na akce pořádané prg.ai i účasti ve výběrovém řízení na pozice v prg.ai. My (spolek prg.ai, z. s., IČO: 08345091, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl L, vložka 72281, sídlem Staroměstské náměstí 1/4, Staré Město, 110 00 Praha 1, Česká republika) bychom Vás chtěli především informovat o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje a jaká v této souvislosti máte práva. Chtěli bychom Vás ujistit, že bereme ochranu osobních údajů vážně a že se snažíme dodržovat všechny relevantní právní normy, jako je především GDPR.

2. Jaké informace zpracováváme a jakým způsobem?

Informace o Vás zpracováváme proto, abychom Vám byli schopni nabídnout kvalitní služby. Může jít o následující informace:

Informace, které nám sami dáte

Pokud chcete dostávat náš newsletter, musíte nám poskytnout Vaši e-mailovou adresu. Pro rozesílání newsletteru používáme Mailchimp. Pokud Vás zajímá, jak v této souvislosti naši dodavatelé nakládají s osobními údaji, můžete si přečíst následující dokumenty: Mailchimp’s Privacy Policy a Mailchimp’s Data Processing Addendum.

Pokud se přihlásíte na některou z našich akcí, poskytujete nám v registračním formuláři údaje, které potřebujeme k tomu, abychom Vás na akci mohli registrovat a abyste se akce mohli zúčastnit. Jde o Vaše identifikační údaje (např. jméno), informace o Vaší profesi (např. společnost, ve které pracujete a Vaše pracovní pozice), i informace, které nám sdělíte v otevřených otázkách.

V případě, že se přihlásíte do výběrového řízení na pracovní pozice v prg.ai (např. pozice stážistů nebo zaměstnanců), poskytujete nám v přihlašovacím formuláři údaje, které potřebujeme k tomu, abyste se mohli výběrového řízení zúčastnit. Jde o Vaše identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (např. e-mailová adresa, telefonní čísla, odkaz na LinkedIn profil), údaje vyplývající z Vašeho životopisu (o dosaženém vzdělání, pracovních zkušenostech a jiných dovednostech), a případně informace o Vaší motivaci s námi pracovat.

Informace získané námi na základě Vaší registrace na akci

Pokud se přihlásíte na některou z našich akcí, budeme u Vás evidovat i to, kdy a na jakou akci jste se přihlásili a zda jste na akci dorazili. Informace potřebujeme k tomu, abychom Vám mohli zajistit účast na akci a abychom si ověřili, kdo z přihlášených na akci dorazil.

Informace získané z prohlížení webu

Při návštěvě našich webových stránek dochází k automatickému zaznamenání informací odeslaných Vašim zařízením nebo prohlížečem (dále také „Logy“). Logy typicky obsahují informace jako např.:

IP adresa;
typ zařízení (např. počítač, tablet, chytrý telefon);
typ a verze operačního systému;
typ a verze internetového prohlížeče;
jazyk prohlížeče;
stát;
poloha;
webové stránky, ze kterých jste přišli nebo na které jste odešli;
čas strávený na našich stránkách;
počet kliknutí na stránku nebo na její prvek.

Informace z těchto Logů můžeme spojovat s jinými informacemi, které o Vás máme (např. s Vaší e-mailovou adresou).

Hosting našich webových stránek zajišťuje VSHosting na jejich serverech, které se nacházejí v Praze.

Na zpracování Logů používáme Google Analytics (včetně demografických údajů a zájmů), což jsou analytické nástroje poskytované společností Google. Google používá Logy ke sledování a zkoumání užití webových stránek, k přípravě přehledů o uživatelských aktivitách a k propojení s jinými službami od Googlu. Google může Logy použít ke kontextualizaci a personalizaci reklamy. Pokud chcete vědět více o tom, jak Google přistupuje k ochraně osobních údajů, můžete se podívat zde.

Informace získané prostřednictvím cookies

Naši poskytovatelé používají cookies nebo podobné technologie ke sběru informací o Vás a Vašem užívání našich webových stránek. Cookies jsou malé soubory, které umožňují uchovat některé z těchto informací a pomoci tak přizpůsobit webové stránky Vašim potřebám.

Více informací ohledně použití cookies najdete pro Google Analytics zde a pro Mailchimp zde.

3. Jak a proč zpracováváme shromážděné informace?

Informování o naší činnosti, vč. pozvánek na akce

Když se přihlásíte k odběru našeho newsletteru, budeme Vás informovat o naší činnosti, dokud se z odběru newsletteru neodhlásíte.

Informování o činnosti našich členů a partnerů, vč. pozvánek na akce

Když se přihlásíte k odběru newsletteru, ve kterém se mohou objevit i novinky o našich členech a partnerech a pozvánky na naše akce, budeme Vám tyto newslettery posílat, dokud se z jejich odběru neodhlásíte.

Umožnění registrace a účasti na akci

Údaje zadané v registračním formuláři a zjištěné v souvislosti s formulářem použijeme k tomu, abychom Vás mohli na akci registrovat a umožnit Vám se jí zúčastnit.

Provádění statistik o účasti na našich akcích a o používání naší webové stránky

Za účelem zkvalitnění našich služeb si můžeme vytvářet statistiky o tom, jak jste naše služby využívali. Takové zpracování můžeme provádět na základě našeho oprávněného zájmu na zkvalitnění našich služeb. Proti tomuto zpracování můžete podat námitku. Pokud bude oprávněná, se zpracováním Vašich osobních údajů za tímto účelem přestaneme.

Uskutečnění výběrové řízení na pracovní pozice v prg.ai

Pokud se přihlásíte do výběrového řízení na některou z našich otevřených pozic (např. pro stážisty nebo zaměstnance), potřebujeme Vámi poskytnuté údaje k tomu, abychom Vás do výběrového řízení zařadili a případně s Vámi mohli jednat o uzavření smlouvy nebo dohody.

Kontaktování s nabídkou pracovní pozice

S Vaším souhlasem si můžeme ponechat osobní údaje, které jste nám sdělili v přihlášce do výběrového řízení i po jeho skončení, abychom Vás mohli kontaktovat, až se nám otevře další pracovní pozice vhodná pro Vás. Souhlas můžete kdykoliv odvolat a my Vaše údaje smažeme (pokud je nepotřebujeme pro jiné účely).

Vycházení vstříc Vašim potřebám

Logy a cookies používáme k tomu, abychom Vám usnadnili život a přizpůsobili naše webové stránky Vašim potřebám.

Plnění zákonných povinností

Právní předpisy nám můžou stanovit povinnost některé údaje uchovat pro prokázání, že jsme dodrželi určitá pravidla. Pak zpracováváme Vaše osobní údaje pro dodržení zákonných povinností.

Dodržování práva a řešení právních nároků

Vaše informace potřebujeme zpracovávat pro to, abychom byli schopni prokázat, že dodržujeme relevantní právní normy, abychom mohli zodpovědně řešit Vaše případné nároky (např. pokud byste se domnívali, že jsme nedostáli našim závazkům), abychom mohli přijmout přiměřená opatření v případě, že by se někdo z našich uživatelů dopouštěl protiprávního jednání i abychom chránili naše práva a zájmy.

Zajištění bezpečného a funkčního webu

Logy používáme ke kontrole a rozboru užití našich webových stránek, k jejich správě, vývoji, rozvoji a ochraně.

4. Na jakém právním základě zpracováváme Vaše osobní údaje?

Jak je zřejmé z předešlého oddílu, máme několik důvodů pro zpracování Vašich osobních údajů. Tyto důvody odpovídají následujícím zákonným důvodům pro zpracování osobních údajů:

udělení Vašeho souhlasu (pro používání cookies, pro zasílání newsletteru a pro kontaktování s nabídkou pracovní pozice),
nezbytnost pro uzavření a splnění smlouvy, resp. opatření nezbytná pro uzavření smlouvy na žádost subjektu údajů (pro registraci na akci a umožnění se jí účastnit, pro účast ve výběrovém řízení),
nezbytnost pro účely našich oprávněných zájmů (pro ochranu našich práv a zájmů, pro zodpovědné řešení vůči nám uplatňovaných nároků, pro provádění statistik o využívání našich služeb nebo
nezbytnost pro plnění právní povinnosti (pokud po nás právní předpisy vyžadují Vaše údaje zpracovávat).

5. Komu umožňujeme přístup k Vašim osobním údajům?

V zásadě neumožňujeme přístup k Vašim osobním údajům žádné třetí straně bez Vašeho předchozího souhlasu.

Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit našim partnerům, kteří nám pomáhají zajišťovat chod našeho webu a software, ve kterých Vaše osobní údaje uchováváme nebo jinak používáme (např. poskytovatelé technické infrastruktury a služeb, jako VSHosting ke správě webu, Mailchimp k zasílání newsletterů nebo Google pro použití cookies, ukládání údajů, provádění statistik a správě registrací na akce). V takovém případě s našimi partnery sdílíme pouze ty informace, které potřebují pro plnění svých úkolů. Všichni naši partneři se musí zavázat k dodržování povinnosti mlčenlivosti a k plnění povinností vyplývajících z právních předpisů upravujících ochranu osobních údajů platných na území EU, i s ohledem na to, že společnosti Google LLC a The Rocket Science Group, LLC provozující Mailchimp sídlí v USA a může tedy dojít k předávání Vašich osobních údajů mimo EU.

Vaše osobní údaje můžeme poskytnout veřejným (státním) orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon. V takovém případě informace poskytneme pouze v rozsahu vyžadovaném zákonem a budeme dotčené uživatele informovat ihned, jakmile to bude možné.

Vaše osobní údaje můžeme zveřejnit také v případě, že to bude nutné pro identifikování, kontaktování nebo vymáhání právního nároku proti osobě, která nám způsobila újmu nebo ohrozila naše zájmy.

6. Jak chráníme Vaše data a náš web?

Naše webové stránky jsou hostovány v datacentru ServerPark provozovaném VSHosting, což je jedno z nejmodernějších datacenter ve střední Evropě (více technických informací můžete nalézt zde). Údaje pro marketingové účely ukládáme na serverech od společností Google a Mailchimp. Všichni naši partneři se snaží dostát vysokým standardům v oblasti IT bezpečnosti.

K Vašim datům mohou mít přístup pouze ti, kteří to potřebují pro plnění svých úkolů. Všichni naši pracovníci a partneři jsou vázáni povinností mlčenlivosti.

7. Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu jejich zpracování. Konkrétně:

V případě, že je základem pro zpracování Váš souhlas, mažeme tyto údaje bezprostředně poté, kdy tento souhlas odvoláte, pokud nebylo nutné tyto údaje smazat již dříve. Vaše údaje uchovávané po skončení výběrového řízení pro možné kontaktování s nabídkou volné pozice budeme uchovávat do odvolání souhlasu, max. ale po dobu 5 let od udělení souhlasu.
Osobní údaje, které potřebujeme pro uzavření a splnění smlouvy, budeme uchovávat do doby ukončení smlouvy a splnění všech povinností ze smlouvy. Údaje si můžeme uchovat déle např. proto, že plníme právní povinnosti nebo chráníme naše práva a zájmy.
Osobní údaje potřebné pro výběrové řízení na volnou pracovní pozici si ponecháme do 3 měsíců od skončení výběrového řízení.
Pokud osobní údaje zpracováváme z důvodu řešení právních nároků nebo dodržování relevantních právních norem, uchováváme tyto údaje po dobu stanovenou zákonem, po dobu trvání předmětných řízení nebo do uplynutí promlčecí doby.
Všechny soubory cookies mají vlastní časová omezení (expiraci), která můžete najít pro Google Analytics zde.

8. Jaká máte v souvislosti s Vašimi osobními údaji práva?

Jste oprávněni vykonat bezplatně některá nebo všechna z níže uvedených práv (možnost uplatnit tato práva může v konkrétním případě záviset na dalších okolnostech, jako např. na způsobu získání osobních údajů):

požadovat informace o tom, jestli zpracováváme Vaše osobní údaje, a žádat o jejich zpřístupnění, včetně důvodu zpracování, kategorií osobních údajů, (kategorií) příjemců zpracovávaných osobních údajů, předpokládané doby zpracování, popř. kritérií pro určení této doby;
požadovat opravu, výmaz nebo omezení zpracování osobních údajů, např. pokud (i) jsou neúplné nebo nepřesné, (ii) nejsou potřeba k účelu, pro který byly zpracovány, (iii) souhlas, na jehož základě byly zpracovány, byl odvolán, nebo (iv) jste vznesli námitku proti jejich zpracování; v případě, že Vaše osobní údaje pro nás zpracovávají naši partneři, předáme jim Vaši žádost, pokud to bude možné;
obdržet informace týkající se Vaší osoby, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném, strojově čitelném a interoperabilním formátu a předat je jinému správci; pokud to bude technicky možné, máte právo na to, abychom tyto údaje předali přímo Vámi určenému správci;
kdykoliv odmítnout poskytnout souhlas se zpracováním osobních údajů nebo již udělený souhlas vzít zpět (bez vlivu na zpracování, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu);
nebýt vystaven automatizovanému rozhodování, které by pro Vás mělo přímé právní účinky nebo se Vás mohlo obdobně závažným způsobem dotknout.

V případě, že budete chtít některé z výše uvedených práv vykonat nebo budete mít související dotazy nebo si budete chtít stěžovat na zpracování Vašich údajů z naší strany, neváhejte nás kontaktovat jakýmkoliv způsobem, kterým dokážeme ověřit Vaši identitu. Rovněž máte možnost podat podnět nebo stížnost k příslušnému úřadu na ochranu osobních údajů, popř. k jinému příslušnému orgánu. V České republice jde o Úřad pro ochranu osobních údajů.

9. Kontaktní informace

Pokud budete mít jakékoliv dotazy nebo připomínky k těmto Zásadám, pošlete nám e-mail na info@prg.ai.